Kualifikasi Umum

• Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan, diutamakan Manajemen, Logistik, Pelayaran, Transportasi, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 1–3 tahun di bidang vendor management, procurement, operational agency, shipping agency, atau logistics operation.
• Memahami proses operasional keagenan kapal, termasuk koordinasi vendor pelabuhan dan kebutuhan operasional kapal.
• Memiliki kemampuan negosiasi dan komunikasi yang baik dengan vendor, principal, serta pihak internal.
• Mampu bekerja secara cepat, detail, dan multitasking dalam lingkungan operasional yang dinamis.
• Memiliki kemampuan administrasi dan dokumentasi yang baik.
• Menguasai Microsoft Office terutama Excel dan Word.
• Memahami alur invoice vendor, quotation, purchase request, dan monitoring cost operational menjadi nilai tambah.
• Memiliki kemampuan problem solving dan vendor handling yang baik.
• Bersedia bekerja mobile dan standby mengikuti kebutuhan operasional kapal.

Job Description – Vendor Management Operation

Tujuan Utama Posisi

Vendor Management Operation bertanggung jawab untuk memastikan seluruh kebutuhan vendor operasional kapal tersedia tepat waktu, sesuai standar perusahaan, serta mendukung kelancaran kegiatan operasional keagenan kapal secara efektif dan efisien.

Tanggung Jawab Utama

1. Pengelolaan Vendor

• Mencari, memilih, dan melakukan evaluasi vendor operasional sesuai kebutuhan perusahaan.
• Menjalin hubungan kerja yang baik dengan vendor pelabuhan, transportasi, bunker, stevedoring, crew handling, dan kebutuhan kapal lainnya.
• Memastikan vendor memenuhi standar kualitas, harga, dan ketepatan waktu layanan.

2. Koordinasi Operasional

• Berkoordinasi dengan tim operation terkait kebutuhan kapal yang akan sandar, berangkat, maupun during port stay.
• Mengatur kebutuhan operasional melalui vendor sesuai permintaan principal atau operational team.
• Memastikan seluruh layanan vendor berjalan sesuai timeline operasional kapal.

3. Monitoring dan Evaluasi Vendor

• Melakukan monitoring performa vendor secara berkala.
• Menangani kendala operasional yang berkaitan dengan vendor.
• Membuat laporan evaluasi vendor dan rekomendasi perbaikan layanan.

4. Administrasi dan Dokumentasi

• Mengelola dokumen vendor seperti quotation, agreement, invoice, dan supporting document.
• Memastikan kelengkapan dokumen untuk proses pembayaran vendor.
• Membuat rekap biaya operasional vendor dan monitoring budget operasional.

5. Negosiasi dan Cost Control

• Melakukan negosiasi harga dan service dengan vendor untuk mendapatkan efisiensi biaya.
• Membandingkan quotation vendor dan memberikan rekomendasi terbaik kepada management.
• Membantu pengendalian biaya operasional tanpa mengurangi kualitas layanan.

Key Competencies

• Vendor Relationship Management
• Negotiation Skill
• Cost Control & Budget Monitoring
• Operational Coordination
• Problem Solving
• Communication Skill
• Time Management
• Attention to Detail

Nilai Tambah

• Memiliki pengalaman di perusahaan shipping agency atau freight forwarding.
• Memahami istilah dan dokumen operasional kapal.
• Memiliki database vendor operasional pelabuhan menjadi nilai plus.