Operation Command Center

📌 JOB DESK

A. Command & Control Operasional Kapal (End-to-End)

Mengendalikan monitoring operasional sejak SPK diterbitkan sampai kapal selesai kegiatan & closing laporan.
Menjadi pusat data status kapal: timeline aktivitas, PIC, progres, kendala, keputusan, dan next action.
Memastikan tidak ada aktivitas yang “jalan tapi tidak tercatat” (missed activity / missed reporting).

B. Supervisi Operasional Pusat (Clearance & Document Control)

Mengawasi kinerja staff pusat yang mengelola clearance KSOP, Imigrasi, dan Bea Cukai.
Memastikan semua dokumen clearance inward & outward dikirim/diinput tepat waktu dan tanpa kesalahan.
Melakukan review & approval akhir atas dokumen penting sebelum diserahkan ke instansi berwenang.
Menjaga kualitas data & konsistensi: manifest, crew list, cargo data, port clearance status, dll.

C. Koordinasi dengan Cabang (Monitoring, Data Sync, & Disiplin Reporting)

Menjadi penghubung utama pusat–cabang untuk update: status kapal, perizinan, readiness, kelengkapan dokumen, dan progres aktivitas.
Mengawasi sinkronisasi data kapal antara cabang dan pusat: jadwal (ETA/ETB/ETD), status clearance, manifest, crew, cargo, vendor, dan isu lapangan.
Menegakkan standar update cepat & ringkas (minimal berisi: aktivitas–waktu–PIC–status–kendala–kebutuhan keputusan).
Menjaga konsistensi data agar tidak terjadi perbedaan info antara cabang, pusat, dan pihak eksternal.

D. Real-Time Communication Management (Update & Escalation Discipline)

Mengelola ritme komunikasi operasional yang lebih sering, lebih jelas, lebih tegas, tidak menunggu report formal.
Mengendalikan komunikasi agar tidak simpang siur: OCC menjadi “single source of truth”.
Menjalankan aturan eskalasi: kapan cukup di cabang, kapan wajib naik ke Manager/GM Ops, kapan perlu lintas divisi (PORTCC/VEMON/FINOPS/Sales).

E. Hubungan dengan Ship Owner & Principal (Owner Matters & Reporting)

Menangani komunikasi operasional terkait: owner matters, dokumen khusus, permintaan teknis, perubahan schedule, dan kebutuhan keputusan.
Memberikan laporan periodik kepada ship owner/principal terkait: status clearance, vessel movement, kendala, dan solusi.
Menjaga kualitas komunikasi: akurat, evidence-based, profesional, dan customer-centric.

F. Supervisi VEMON (Vendor Management & Owner Matter)

Mengawasi pelaksanaan fungsi VEMON terkait vendor management & owner matters agar berjalan sesuai SOP dan standar layanan SAMASI.
Memastikan proses vendor berjalan tertib:
- pemilihan/penunjukan vendor sesuai kebutuhan kapal,
- kesesuaian scope pekerjaan,
- kontrol SLA dan kualitas layanan vendor melalui mekanisme monitoring (update, evidence, dan feedback).
Mengontrol deviasi layanan vendor (delay, kualitas buruk, mismatch scope) melalui koordinasi & eskalasi dengan VEMON, termasuk memastikan ada tindakan perbaikan (corrective action) dan evaluasi vendor.
Memastikan seluruh koordinasi vendor memiliki jejak komunikasi dan evidence yang rapi untuk kebutuhan audit, klaim, dan dispute.

G. Evidence & Documentation Governance (Foto/Video/Scan)

Memastikan setiap aktivitas penting memiliki evidence sesuai standar.
Mengontrol kualitas evidence: jelas, relevan, ada keterangan/timestamp/konteks, tidak blur.
Mengarsipkan evidence & dokumen sesuai struktur folder/penamaan standar untuk: audit, klaim, dispute, evaluasi performa.

H. Compliance & Reporting (Governance & Akuntabilitas)

Memastikan aktivitas operasional sesuai peraturan pelabuhan, imigrasi, dan bea cukai (compliance mindset).
Menyusun laporan harian/mingguan kepada Manager/GM Ops/Direktur terkait: status clearance, progres kapal, kendala, solusi, dan action list.
Memelihara “issue log” per kapal: masalah–akar–aksi–PIC–deadline–status.

I. Performance Control (On-Time, Quality, Minim Human Error)

Mengontrol ketepatan waktu proses operasional & clearance berdasarkan timeline target.
Memastikan readiness pre-arrival dan outbound tidak terlambat karena miskomunikasi atau dokumen tidak siap.
Menurunkan human error melalui standar, checklist, validasi data, dan kontrol versi.

J. Pengembangan Tim (Coaching, Evaluasi, Budaya SAMASI)

Membimbing staff pusat agar paham alur clearance & standar kontrol OCC serta membimbing tim-tim cabang (PIC kapal/Kaops/tim terkait) dalam:
- disiplin reporting,
- disiplin evidence,
- kepatuhan SOP,
- standar komunikasi OCC (ringkas–tegas–jelas–tepat waktu).
Melakukan evaluasi kinerja berkala (bulanan/quarterly) berbasis database & evidence, mencakup pusat dan cabang (sesuai ruang lingkup kapal yang dimonitor OCC).
Membina tim berdasarkan Red–Blue Culture SAMASI: tegas, disiplin, profesional, namun tetap empati dan bertanggung jawab.
Menggerakkan continuous improvement lintas pusat–cabang: perbaikan template reporting, SOP, checklist, standar evidence, dan pelatihan singkat untuk menekan human error.

📌 KUALIFIKASI

A. Pengalaman & Kemampuan Teknis

Minimal 6 tahun pengalaman hanya di perusahaan Shipping Agency (Keagenan Kapal).
Memiliki pengalaman mengelola/menjadi koordinator tim (minimal fungsi kontrol, monitoring, clearance, atau vessel handling coordination).
Memahami sistem & alur clearance: Inaportnet, CEISA Bea Cukai, Sistem Keimigrasian, serta alur KSOP.
Menguasai pengelolaan dokumen & data kapal: manifest, crew, cargo, status clearance, timeline, readiness checklist.
Mampu membuat dan mengontrol timeline operasional serta issue log.
Mampu menegakkan version control (dokumen final vs revisi) untuk mencegah mismatch dan human error.

B. Leadership & Culture Fit

Mampu memimpin dan memotivasi tim dengan pendekatan Red–Blue SAMASI: tegas & disiplin (Blue), penuh empati & inisiatif (Red).
Mampu melakukan coaching singkat ke pusat maupun cabang agar kualitas reporting & evidence meningkat.

C. Soft Skills & Karakter Kerja

D. Pendidikan, Komunikasi, & Bahasa

Minimal D3, diutamakan D4/S1 bidang:
Maritim, Logistik, Manajemen Transportasi Laut, Ketatalaksanaan, Kepelabuhanan, atau bidang relevan.
Mampu komunikasi Bahasa Inggris (verbal & email) untuk koordinasi dengan ship owner/principal luar negeri.
Mampu menulis update operasional yang ringkas, tegas, dan evidence-based.
Memiliki skill komunikasi yang sangat baik dan jiwa melayani customer layaknya komunikasi seorang sales:
- customer-centric,
- responsif,
- mampu membangun kepercayaan,
- mampu menjelaskan masalah/solusi secara meyakinkan,
- menjaga tone profesional dan menenangkan dalam situasi kritikal.

E. Tools & Sistem Kerja

Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) dan aplikasi internal operasional SAMASI.
Terbiasa bekerja dengan database/drive/foldering & standar penamaan dokumen.

F. Kesiapan Operasional

Bersedia standby di luar jam kerja (on-call/shifting) untuk mendukung operasional kapal.
Menjaga kerahasiaan data operasional dan komunikasi ship owner/principal.

📌 BENEFIT

Benefit / Kompensasi